Política de tratamiento de datos personales y videovigilancia

CAPÍTULO I — DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Introducción y compromiso institucional.

PVC GLOBAL CONSTRUCTIONS S.A.S., en adelante "la Compañía", manifiesta su firme compromiso con la protección del derecho fundamental al Habeas Data consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, y con la garantía de la intimidad, el buen nombre, la dignidad humana y la autonomía informativa de todas las personas naturales con las cuales establece relaciones contractuales, laborales, comerciales, institucionales o de cualquier otra naturaleza.

La presente política consolida, actualiza y amplía las disposiciones previamente expedidas por la Compañía en materia de protección de datos personales, e incorpora un régimen específico para la operación, custodia y uso de sus sistemas de videovigilancia (CCTV), con el propósito de establecer un marco normativo único, coherente y aplicable a todas las sedes y operaciones de la organización.

Artículo 2. Objeto.

Establecer las directrices, principios, procedimientos, responsabilidades y mecanismos de control que regulan el tratamiento de datos personales y la operación de los sistemas de videovigilancia en PVC GLOBAL CONSTRUCTIONS S.A.S., con el fin de garantizar el cumplimiento de la legislación vigente, salvaguardar los derechos de los titulares y promover una cultura organizacional de respeto por la privacidad y la seguridad de la información.

Artículo 3. Marco legal.

La presente política se fundamenta en las siguientes disposiciones normativas:

• Constitución Política de Colombia: artículos 15 (intimidad y Habeas Data) y 21 (buen nombre).
• Ley 1581 de 2012: por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013: que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, que compila la normativa en protección de datos.
• Ley 1266 de 2008: disposiciones generales en materia de Habeas Data financiero.
• Ley 1273 de 2009: protección de la información y los datos en el ámbito penal.
• Circular Externa 002 de 2015 y demás circulares y conceptos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en materia de videovigilancia y protección de datos.
• Sentencias C-748 de 2011, T-114 de 2018 y T-407A de 2018 de la Corte Constitucional, entre otras, en materia de videovigilancia laboral y derecho a la intimidad.
• Reglamento Interno de Trabajo de PVC GLOBAL CONSTRUCTIONS S.A.S., especialmente sus artículos 47, 52 y 58.

Artículo 4. Identificación del Responsable del Tratamiento.

Razón social: PVC GLOBAL CONSTRUCTIONS S.A.S. | NIT: 900.765.906-5.

La Compañía cuenta con las siguientes sedes habilitadas para la atención de peticiones, consultas y reclamos:

Artículo 5. Ámbito de aplicación.

La presente política es de obligatorio cumplimiento para la Compañía y se aplica a todas las bases de datos personales que administre o trate, así como a la totalidad de los sistemas de videovigilancia instalados en sus sedes administrativas, plantas de producción, bodegas, áreas operativas, zonas comunes y perímetros externos vigilados.

Su alcance comprende los datos personales y la imagen de:

• Empleados y exempleados, vinculados directamente o a través de empresas temporales o de servicios.
• Aspirantes a empleo y candidatos en procesos de selección.
• Contratistas, prestadores de servicios y su personal asignado a la operación.
• Clientes, potenciales clientes y representantes de personas jurídicas.
• Proveedores y sus representantes.
• Visitantes registrados en cualquiera de las sedes.
• Cualquier otra persona natural cuyos datos sean tratados por la Compañía en desarrollo de su objeto social.

Artículo 6. Definiciones.

Para los efectos de la presente política se adoptan las siguientes definiciones, en concordancia con la Ley 1581 de 2012 y normativa complementaria:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informan las políticas de tratamiento aplicables.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: dato que no sea semiprivado, privado o sensible (estado civil, profesión u oficio, calidad de comerciante o servidor público, entre otros).
• Dato sensible: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual y datos biométricos).
• Dato biométrico: información obtenida a partir de un tratamiento técnico específico, relativa a las características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona natural que permita su identificación única.
• Imagen: para efectos de esta política, toda representación visual de una persona natural captada por los sistemas de videovigilancia de la Compañía, la cual constituye un dato personal en los términos de la Circular 002 de 2015 de la SIC.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, PVC GLOBAL CONSTRUCTIONS S.A.S.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, entre otras.
• Videovigilancia (CCTV): sistema de captación, registro, almacenamiento y reproducción de imágenes mediante cámaras de circuito cerrado de televisión instaladas en las sedes e instalaciones de la Compañía.
• Incidente de seguridad: evento adverso, confirmado o presunto, que comprometa o pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales.

CAPÍTULO II — PRINCIPIOS RECTORES

Artículo 7. Principios aplicables al tratamiento de datos personales.

El tratamiento de datos personales en PVC GLOBAL CONSTRUCTIONS S.A.S. se rige por los principios consagrados en el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012, los cuales deberán observarse de manera armónica e integral en todas las operaciones sobre la información personal:

• Principio de legalidad: el tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a la Ley 1581 de 2012 y a las demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, informada previamente al Titular. Los datos no podrán ser utilizados para fines distintos a los autorizados.
• Principio de libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo mandato legal o judicial.
• Principio de veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de transparencia: se garantizará al Titular el derecho a obtener, en cualquier momento, información sobre la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, salvo acceso técnicamente controlable.
• Principio de seguridad: la información será tratada con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con la Compañía.
• Principio de responsabilidad demostrada (accountability): la Compañía adoptará medidas apropiadas, efectivas y verificables que permitan demostrar el correcto cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.

Artículo 8. Principios específicos aplicables a la videovigilancia.

Adicionalmente a los principios generales, los sistemas de videovigilancia de la Compañía se regirán por los siguientes principios:

• Proporcionalidad: la captación de imágenes se limitará a lo estrictamente necesario para alcanzar la finalidad de seguridad, sin extenderse a zonas o actividades que excedan dicho propósito.
• Idoneidad: las cámaras se instalarán únicamente en lugares donde su uso resulte adecuado para cumplir la finalidad de protección de personas, bienes e instalaciones.
• Necesidad: se preferirán medios menos invasivos cuando estos resulten igualmente eficaces para alcanzar el fin perseguido.
• Información: se informará de manera clara, visible y permanente a empleados, visitantes y terceros sobre la existencia de los sistemas de videovigilancia.
• Mínima intervención en la intimidad: se prohíbe la instalación de cámaras en lugares donde exista una expectativa razonable de intimidad.

CAPÍTULO III — DERECHOS Y DEBERES

Artículo 9. Derechos de los Titulares.

Los Titulares de los datos personales tratados por PVC GLOBAL CONSTRUCTIONS S.A.S. podrán ejercer los siguientes derechos, por sí mismos o a través de su representante legal, apoderado o causahabiente:

• Derecho de acceso o conocimiento: conocer los datos personales que reposan en las bases de datos de la Compañía.
• Derecho de actualización: solicitar la actualización de sus datos cuando resulten incompletos o no se encuentren vigentes.
• Derecho de rectificación: solicitar la corrección de sus datos cuando sean inexactos o erróneos.
• Derecho de supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que justifique su permanencia.
• Derecho de revocatoria: revocar la autorización otorgada para el tratamiento, sujeto a la inexistencia de obligaciones legales o contractuales.
• Derecho a solicitar prueba de la autorización: salvo en los eventos exceptuados por la ley.
• Derecho a ser informado: recibir información sobre el uso dado a sus datos personales.
• Derecho a presentar quejas: ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa vigente.
• Derecho a su propia imagen: tratándose de imágenes captadas por los sistemas de videovigilancia, el Titular podrá ejercer los derechos previstos en este artículo, en los términos y con las limitaciones establecidas en el Capítulo VI.

Artículo 10. Deberes de PVC Global Constructions S.A.S. como Responsable del Tratamiento.

La Compañía, en su calidad de Responsable del Tratamiento, cumplirá con los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, dentro de los cuales se destacan:

• Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
• Actualizar y rectificar la información cuando sea necesario.
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos establecidos en la ley.
• Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" e "información en discusión judicial" cuando corresponda.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre violaciones a los códigos de seguridad o riesgos en la administración de la información.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 11. Deberes de los trabajadores.

Todos los trabajadores de PVC GLOBAL CONSTRUCTIONS S.A.S., independientemente de su cargo o función, tienen la obligación de salvaguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales y del material audiovisual a los que tengan acceso en el desarrollo de sus labores. Estos deberes son una extensión de la obligación general de reserva consagrada en los artículos 47 y 52 del Reglamento Interno de Trabajo, y comprenden:

• Tratar los datos personales y las imágenes únicamente para las finalidades autorizadas.
• Mantener estricta confidencialidad sobre la información a la que tengan acceso, incluso después de finalizada la relación laboral.
• No divulgar, copiar, reproducir, modificar, fotografiar, grabar o utilizar de manera no autorizada los datos personales ni las imágenes captadas por los sistemas de videovigilancia.
• Implementar las medidas de seguridad establecidas por la Compañía.
• Reportar de manera inmediata cualquier incidente de seguridad, acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso indebido de datos o imágenes.
• Abstenerse de obtener o divulgar datos sin la debida autorización del Titular o mandato legal.
• Colaborar con el Responsable del Tratamiento en el cumplimiento de los deberes establecidos en la presente política.

El incumplimiento de estos deberes se considerará falta grave y será sancionado conforme al régimen disciplinario establecido en el artículo 58 del Reglamento Interno de Trabajo, sin perjuicio de las acciones civiles, administrativas o penales a que haya lugar.

CAPÍTULO IV — AUTORIZACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Artículo 12. Autorización del Titular.

La Compañía obtendrá la autorización previa, expresa e informada del Titular para el tratamiento de sus datos personales. Dicha autorización podrá manifestarse por escrito, oralmente o mediante conductas inequívocas que demuestren el consentimiento, conforme al artículo 7° del Decreto 1377 de 2013. El silencio en ningún caso podrá interpretarse como manifestación de voluntad.

La Compañía conservará prueba de la autorización por el tiempo necesario para acreditar el cumplimiento de sus obligaciones legales. El Titular podrá revocarla o solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual que lo impida.

Artículo 13. Finalidades del tratamiento.

Los datos personales recolectados serán tratados conforme a las siguientes finalidades:

13.1. Tratamiento de datos de clientes.

• Ejecutar la relación contractual existente y proveer los productos requeridos.
• Informar sobre nuevos productos, servicios o cambios en los mismos.
• Ejercer control en la entrega de productos y evaluar la calidad del servicio.
• Realizar análisis estadísticos, comerciales, estratégicos y financieros propios del objeto social.
• Enviar comunicaciones comerciales, publicitarias o promocionales por medios físicos, electrónicos o digitales, previa autorización expresa.
• Compartir bases de datos con empresas filiales, vinculadas o subordinadas, dentro del marco de las autorizaciones otorgadas.

13.2. Tratamiento de datos de empleados, contratistas y aspirantes.

• Adelantar procesos de selección, vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral o de prestación de servicios.
• Realizar afiliaciones al Sistema de Seguridad Social y al Sistema de Riesgos Laborales.
• Atender procesos de auditoría interna y externa.
• Gestionar programas de bienestar, capacitación, salud y seguridad en el trabajo.
• Suministrar información a empresas filiales o terceros, cuando exista justificación contractual o legal.

13.3. Tratamiento de datos de proveedores.

• Ejecutar la relación contractual y evaluar el desempeño del proveedor.
• Contactar y contratar nuevos productos o servicios requeridos por la Compañía.
• Compartir información con filiales, vinculadas o subordinadas cuando exista justificación legítima.

13.4. Tratamiento de datos de accionistas.

• Ejecutar las relaciones derivadas de la condición de accionista.
• Convocar y desarrollar las juntas ordinarias y extraordinarias de accionistas.
• Cumplir con las obligaciones de información ante autoridades societarias y tributarias.

Artículo 14. Tratamiento de datos sensibles.

La Compañía advierte al Titular que el suministro de datos sensibles es facultativo y que tiene derecho a no proporcionar este tipo de información. Cuando excepcionalmente la Compañía requiera tratar datos sensibles, lo hará únicamente con autorización expresa y específica, informando claramente al Titular sobre su naturaleza sensible y la finalidad del tratamiento.

Artículo 15. Tratamiento de datos de menores de edad.

El tratamiento de datos personales de menores de edad es facultativo y requiere autorización de los padres de familia o representante legal. La Compañía únicamente tratará datos de menores de edad que sean hijos, descendientes o dependientes de empleados o contratistas, y exclusivamente con las finalidades de planeación de actividades de bienestar familiar, afiliaciones al Sistema de Seguridad Social como beneficiarios y demás finalidades de naturaleza pública. En todo caso, prevalecerán el interés superior y los derechos fundamentales del menor.

CAPÍTULO V — PROCEDIMIENTOS Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Artículo 16. Procedimiento para el ejercicio de los derechos.

Los Titulares o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización mediante solicitud dirigida a la Compañía a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: subgerencia@pvcglobalconstructions.com
• Comunicación escrita: Calle 24 No. 4-70, Barrio San Nicolás, Cali – Valle del Cauca.
• Atención presencial: de lunes a viernes, en horario de 8:30 a.m. a 5:00 p.m. y sábados de 8:30 a.m. a 1:00 p.m.

Toda solicitud deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

• Nombres, apellidos e identificación del Titular o su representante.
• Descripción precisa y completa de los hechos que motivan la solicitud.
• Dirección física o electrónica para notificaciones.
• Documentos y pruebas que se pretendan hacer valer.

16.1. Trámite de consultas.

Las consultas sobre información personal serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo. Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento, expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la solicitud, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.

16.2. Trámite de reclamos.

Cuando el Titular advierta que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando observe el presunto incumplimiento de los deberes de la Compañía, podrá presentar un reclamo. Una vez recibido, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, manteniéndose hasta su decisión.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales, previa comunicación motivada al Titular. Si el reclamo resulta incompleto, la Compañía requerirá al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistida la solicitud.

Artículo 17. Área responsable de la protección de datos.

Gestión Humana de PVC GLOBAL CONSTRUCTIONS S.A.S. es la dependencia responsable de la protección de datos personales y de la atención de las solicitudes de los Titulares. Para tales efectos, podrá apoyarse en las áreas correspondientes, según la naturaleza de la solicitud.

Artículo 18. Medidas de seguridad.

La Compañía adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales bajo su tratamiento, en cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada. Tales medidas incluyen:

• Medidas técnicas: cifrado de información sensible, firewalls, antivirus actualizado, copias de seguridad, controles de acceso a sistemas y bases de datos, registros de auditoría, y actualización constante de los componentes de seguridad.
• Medidas humanas: capacitación periódica del personal, cláusulas de confidencialidad en los contratos laborales y de prestación de servicios, y procesos formales de incorporación y retiro de personal con manejo de credenciales.
• Medidas administrativas: políticas y procedimientos internos documentados, asignación clara de roles y responsabilidades, auditorías internas, evaluaciones periódicas de riesgo y planes de mejora continua.

Artículo 19. Gestión de incidentes de seguridad.

Ante cualquier vulneración de seguridad que comprometa los derechos de los Titulares, la Compañía activará un protocolo de gestión que comprende: detección, análisis, contención, erradicación, recuperación, notificación a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los Titulares afectados —cuando corresponda—, y análisis post-incidente con el fin de fortalecer las medidas existentes. Se mantendrá un registro detallado de todos los incidentes.

CAPÍTULO VI — RÉGIMEN DE LOS SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA

Artículo 20. Naturaleza y finalidad de los sistemas de videovigilancia.

PVC GLOBAL CONSTRUCTIONS S.A.S. opera sistemas de circuito cerrado de televisión (CCTV) en sus sedes, plantas, bodegas, áreas operativas, accesos y perímetros, con el propósito exclusivo de:

• Garantizar la seguridad de las personas que ingresan, permanecen o transitan por las instalaciones de la Compañía.
• Proteger los bienes muebles, inmuebles, materias primas, productos terminados, equipos e infraestructura.
• Prevenir, disuadir e identificar conductas ilícitas o contrarias al Reglamento Interno de Trabajo.
• Servir como medio de verificación en investigaciones internas, procesos disciplinarios o procesos judiciales o administrativos en los que la Compañía sea parte o tenga interés legítimo.
• Atender requerimientos de autoridades judiciales, administrativas o de policía competentes.
• Apoyar el control de calidad y la seguridad y salud en el trabajo, en las áreas donde resulte estrictamente necesario.

Las imágenes captadas constituyen datos personales y, por tanto, están sujetas a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y de la presente política.

Artículo 21. Zonas autorizadas para la instalación de cámaras.

Las cámaras de videovigilancia podrán instalarse en las siguientes zonas, siempre que su ubicación, ángulo y resolución se ajusten al principio de proporcionalidad:

• Accesos peatonales y vehiculares (porterías, parqueaderos, perímetros).
• Áreas comunes de circulación (pasillos, recepciones, escaleras).
• Áreas operativas, plantas de producción y bodegas, en los puntos críticos de manejo de inventario, materias primas y producto terminado.
• Cajas, áreas de manejo de efectivo y zonas de tesorería.
• Cuartos técnicos, archivos físicos y áreas donde reposen activos sensibles.
• Perímetros exteriores destinados a la protección de las instalaciones.

Artículo 22. Zonas expresamente prohibidas.

Queda terminantemente prohibida la instalación de cámaras de videovigilancia, fijas o móviles, en cualquier lugar donde exista una expectativa razonable de intimidad. En particular, se prohíbe la instalación en: baños, vestidores, casilleros, entre otro espacio en el que la captación de imágenes vulnere la dignidad, intimidad o derechos fundamentales de las personas. Esta prohibición es de orden constitucional y no admite excepción alguna.

Artículo 23. Información y aviso de videovigilancia.

En cumplimiento del deber de información, la Compañía instalará en lugares visibles —porterías, accesos y áreas videovigiladas— avisos permanentes que contengan, como mínimo, la siguiente información:

• Existencia del sistema de videovigilancia y zonas videovigiladas.
• Identificación del Responsable del Tratamiento (PVC Global Constructions S.A.S.).
• Finalidad de la captación de imágenes.
• Derechos del Titular y canales de contacto para su ejercicio.
• Referencia a la presente política.

El ingreso a las instalaciones, una vez expuesto el aviso, comporta el conocimiento del sistema de videovigilancia y constituye conducta inequívoca de aceptación, en los términos del artículo 7° del Decreto 1377 de 2013, sin perjuicio del ejercicio posterior de los derechos del Titular.

Artículo 24. Período de retención de las grabaciones.

Las grabaciones obtenidas por los sistemas de videovigilancia tendrán un período máximo de conservación de veinte (20) días calendario, contados a partir de su captación, transcurrido el cual serán sobrescritas automáticamente por el sistema, salvo que:

• Exista una solicitud formal en trámite que requiera su conservación.
• Las imágenes hayan sido requeridas por una autoridad judicial, administrativa o de policía competente.
• Las imágenes sean material probatorio en un proceso disciplinario, civil, laboral o penal en curso.
• Exista una causa legítima debidamente documentada que justifique su conservación por un período mayor.

En estos casos, las imágenes serán segregadas del flujo regular del sistema, custodiadas bajo controles de acceso reforzados y conservadas por el tiempo estrictamente necesario para los fines que motivaron su preservación.

Artículo 25. Custodia y acceso restringido.

El acceso a las grabaciones está restringido al personal expresamente autorizado por Gestión Humana. La consulta, descarga, copia o reproducción de cualquier material audiovisual sin autorización constituye falta grave conforme al Reglamento Interno de Trabajo. Toda operación realizada sobre el material quedará registrada en una bitácora de acceso que incluirá: usuario, fecha, hora, finalidad y material consultado o extraído.

Artículo 26. Solicitudes de revisión o copia de las grabaciones.

Los Titulares —trabajadores, contratistas, clientes, proveedores, visitantes y terceros— podrán solicitar la revisión presencial o la entrega de copia de las grabaciones, siempre que aparezcan en ellas o demuestren un interés legítimo y proporcionado. Para tal efecto deberán solicitar la revisión o copia de grabaciones de CCTV y radicarlo por los canales oficiales señalados en el artículo 16 de la presente política.

La solicitud será evaluada técnica, jurídica y operativamente. La Compañía podrá negar la solicitud cuando: (i) las imágenes no existan o hayan sido sobrescritas; (ii) la entrega comprometa derechos de terceros que no puedan ser razonablemente protegidos mediante pixelado; (iii) exista reserva judicial; o (iv) no se acredite el interés legítimo del solicitante.

Artículo 27. Pixelado obligatorio de terceros.

En estricta observancia de los principios de finalidad, acceso y circulación restringida, y confidencialidad consagrados en el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012, así como del derecho fundamental a la intimidad amparado por el artículo 15 de la Constitución Política, PVC GLOBAL CONSTRUCTIONS S.A.S. aplicará procedimientos técnicos de pixelado, difuminado u ocultamiento de los rostros, rasgos identificables, placas vehiculares y demás elementos que permitan la identificación de terceros ajenos al hecho objeto de la solicitud, previo a la entrega o exhibición de cualquier material audiovisual derivado de su sistema de CCTV. Esta medida es irrenunciable por parte de la Compañía y tiene como propósito salvaguardar los datos personales de las personas que no guardan relación directa con el hecho investigado, evitando su exposición o tratamiento no autorizado. La única excepción operará ante orden expresa, motivada y debidamente notificada de autoridad judicial o administrativa competente.

Artículo 28. Entrega a autoridades.

Las solicitudes de entrega de material audiovisual provenientes de autoridades judiciales, administrativas o de policía deberán formularse mediante oficio motivado, firmado por funcionario competente, en el que se identifique con precisión el hecho investigado, el material requerido y el fundamento jurídico de la solicitud. La Compañía dará cumplimiento dentro de los términos legales aplicables y dejará constancia documental de la entrega, conservando copia íntegra del material para efectos de trazabilidad.

Artículo 29. Prohibiciones específicas en materia de videovigilancia.

Se prohíbe expresamente a cualquier trabajador, contratista o tercero con acceso a los sistemas de videovigilancia de la Compañía:

• Compartir, divulgar, publicar o difundir imágenes captadas por los sistemas de CCTV, por cualquier medio físico o digital, incluidas redes sociales y aplicaciones de mensajería.
• Realizar capturas de pantalla, fotografías o grabaciones de los monitores o pantallas del sistema.
• Utilizar las grabaciones para finalidades distintas a las autorizadas en la presente política.
• Manipular, alterar, modificar o eliminar grabaciones sin autorización expresa.
• Permitir el acceso al sistema a personas no autorizadas, así sea de manera temporal.
• Utilizar las imágenes con fines de acoso, intimidación, hostigamiento o cualquier conducta que vulnere la dignidad o los derechos fundamentales de las personas registradas.

La violación de cualquiera de estas prohibiciones se considerará falta gravísima y será sancionada conforme al régimen disciplinario interno y a la legislación penal aplicable, particularmente el artículo 269F del Código Penal (violación de datos personales).

CAPÍTULO VII — CESIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

Artículo 30. Cesión de bases de datos.

Cuando, por motivos contractuales, los proveedores u otros terceros relacionados con la Compañía soliciten la cesión de bases de datos que esta administre, deberán presentar la solicitud mediante documento escrito, dirigido al correo electrónico subgerencia@pvcglobalconstructions.com o radicado en la sede administrativa de Cali. La solicitud deberá expresar de manera clara e inequívoca la necesidad que la motiva, confirmar la adhesión a la presente política y describir las medidas de seguridad que se aplicarán al material entregado. La Compañía evaluará cada solicitud y podrá negarla cuando no cumpla con los requisitos legales o ponga en riesgo los derechos de los Titulares.

Artículo 31. Transferencia y transmisión internacional.

Cuando resulte necesario transferir o transmitir datos personales a terceros ubicados en países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos —en los términos definidos por la Superintendencia de Industria y Comercio—, la Compañía obtendrá la autorización expresa y previa del Titular, o se acogerá a alguna de las excepciones legales aplicables, y celebrará los acuerdos contractuales necesarios para garantizar el cumplimiento de la normativa colombiana.

CAPÍTULO VIII — VIGENCIA Y CONSERVACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

Artículo 32. Vigencia de los datos.

Los datos personales incorporados en las bases de datos de la Compañía estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y para permitir el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales. Vencidos estos plazos y conforme al artículo 28 de la Ley 962 de 2005, los datos podrán conservarse por un período adicional de hasta diez (10) años, transcurrido el cual se procederá a su eliminación, salvo lo dispuesto para las bases de datos laborales.

Artículo 33. Bases de datos laborales.

Las bases de datos correspondientes a relaciones laborales se conservarán durante la vigencia jurídica de la Compañía. En caso de liquidación, el liquidador entregará a cada exempleado copia de su historia laboral, conforme a la legislación vigente.

Artículo 34. Eliminación de datos.

Cumplidos los plazos de conservación, la Compañía procederá a la destrucción física o eliminación lógica de la información contenida en sus bases de datos, dejando constancia documental del procedimiento. La destrucción se realizará mediante mecanismos que impidan la recuperación o reconstrucción de los datos.

CAPÍTULO IX — RÉGIMEN SANCIONATORIO

Artículo 35. Sanciones internas.

El incumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente política constituirá falta disciplinaria, cuya gravedad será evaluada conforme a los principios de proporcionalidad y debido proceso, en los términos del Reglamento Interno de Trabajo. Las conductas relacionadas con la divulgación no autorizada de datos personales o material audiovisual, así como las violaciones a las prohibiciones del artículo 29, serán sancionadas conforme al artículo 58 del Reglamento Interno de Trabajo, pudiendo configurar justa causa para la terminación del contrato de trabajo.

Artículo 36. Sanciones legales.

Sin perjuicio de las sanciones disciplinarias internas, las conductas que infrinjan la normativa de protección de datos personales podrán acarrear:

• Sanciones administrativas impuestas por la Superintendencia de Industria y Comercio (multas hasta de 2.000 SMLMV, suspensión de actividades relacionadas con el tratamiento, cierre temporal o definitivo de operaciones, entre otras).
• Responsabilidad civil por los daños y perjuicios causados al Titular.
• Responsabilidad penal, conforme a los tipos penales previstos en la Ley 1273 de 2009, particularmente los artículos 269A a 269H del Código Penal.

CAPÍTULO X — VIGENCIA Y MODIFICACIONES

Artículo 37. Vigencia.

La presente Política Integral entrará en vigor a partir de la fecha de su aprobación por el Representante Legal y su publicación por los canales oficiales de la Compañía. Sustituye y deroga todas las disposiciones internas previas en materia de tratamiento de datos personales y videovigilancia que le sean contrarias.

Artículo 38. Revisiones y modificaciones.

La presente política será revisada al menos una (1) vez al año por Gestión Humana, o cuando se presente alguno de los siguientes eventos: (i) modificaciones normativas o jurisprudenciales relevantes; (ii) cambios significativos en los procesos de tratamiento de datos o en los sistemas de videovigilancia; (iii) incidentes de seguridad que evidencien la necesidad de fortalecer los controles; (iv) requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las modificaciones sustanciales serán comunicadas oportunamente a los Titulares por los canales habituales de la Compañía y, cuando proceda, requerirán nueva autorización.

Artículo 39. Disposiciones finales.

Lo no previsto en la presente política se regirá por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, las circulares y conceptos de la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás normas concordantes. En caso de duda en su interpretación, prevalecerán los principios de protección al Titular y el respeto a sus derechos fundamentales.

APROBACIÓN

En constancia de su revisión, aprobación y adopción formal, suscribe la presente Política Integral para el Tratamiento y Protección de Datos Personales y Regulación de Sistemas de Videovigilancia el Representante Legal de PVC GLOBAL CONSTRUCTIONS S.A.S.

YAQUELINE GÓMEZ RAMÍREZ Representante Legal PVC GLOBAL CONSTRUCTIONS S.A.S. NIT 900.765.906-5